Memahami cara izin ke dosen lewat WA karena ada acara keluarga menjadi salah satu etika digital yang krusial bagi mahasiswa di era modern. Komunikasi yang santun dan terstruktur tidak hanya mencerminkan profesionalisme, tetapi juga meningkatkan kemungkinan permohonan izin dipahami dan disetujui oleh dosen. Untuk itu, terdapat beberapa langkah kunci yang perlu diperhatikan agar pesan yang dikirimkan efektif dan sopan.
Tips Melakukan Izin ke Dosen Lewat Chat WA
Berikut adalah tata cara yang direkomendasikan untuk diikuti:
1. Perhatikan Waktu Pengiriman
Kirim pesan pada jam kerja yang wajar (contoh: 08.00-20.00) dan hindari menghubungi dosen pada malam hari atau hari libur.
2. Awali dengan Sapaan Formal
Gunakan sapaan seperti “Selamat pagi, Bapak/Ibu,” atau “Assalamualaikum,” untuk menunjukkan rasa hormat.
3. Perkenalkan Diri Lengkap
Sebutkan nama lengkap, Nomor Induk Mahasiswa (NIM), serta kelas atau mata kuliah agar dosen dapat dengan mudah mengidentifikasi Anda.
4. Sampaikan Tujuan dengan Jelas
Utarakan maksud Anda secara lugas untuk memohon izin tidak masuk kuliah, sertakan hari, tanggal, dan nama mata kuliahnya.
5. Gunakan Bahasa Baku
Hindari penggunaan singkatan informal (seperti ‘yg’, ‘dgn’, ‘sy’) dan bahasa gaul. Tulislah pesan dengan kaidah Bahasa Indonesia yang baik dan benar.
6. Sertakan Lampiran Jika Ada
Jika memungkinkan, tawarkan untuk mengirimkan bukti pendukung seperti surat undangan atau surat keterangan.
7. Tutup dengan Sopan
Akhiri pesan dengan ucapan terima kasih atas perhatian dan pengertian dosen, diikuti dengan salam penutup seperti “Hormat saya”.
BACA JUGA: Alasan Izin Tidak Masuk Kuliah yang Masuk Akal
Contoh Teks Chat WA untuk Izin Karena Alasan Acara Keluarga
Contoh 1 (Pesan umum)
Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama Dosen].
Mohon maaf mengganggu waktunya.
Saya [Nama Lengkap], NIM [NIM], dari kelas [Nama Kelas], Mata Kuliah [Nama Mata Kuliah].
Melalui pesan ini, saya ingin memohon izin tidak dapat mengikuti perkuliahan pada hari [Hari], [Tanggal], dikarenakan ada acara keluarga yang tidak dapat diwakilkan, yaitu acara [Sebutkan Nama Acaranya dan lokasinya di mana]
Terlampir surat keterangan/undangan dari keluarga.
Besar harapan saya Bapak/Ibu dapat memberikan izin. Atas perhatian dan pengertiannya, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Nama Lengkap]
Contoh 2 (Jika tidak ada lampiran)
Selamat siang, Bapak/Ibu [Nama Dosen].
Perkenalkan, saya [Nama Lengkap], NIM [NIM], mahasiswa/i dari program studi [Nama Prodi] angkatan [Angkatan].
Saya mohon izin tidak dapat mengikuti kelas mata kuliah [Nama Mata Kuliah] pada hari [Hari], [Tanggal], karena harus menghadiri acara penting keluarga di luar kota.
Saya akan meminta catatan dari teman dan mempelajari kembali materi yang tertinggal.
Atas izin dan pengertian Bapak/Ibu, saya mengucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Nama Lengkap]
Contoh 3 (Singkat dan padat)
Selamat sore, Bapak/Ibu [Nama Dosen].
Saya [Nama Lengkap], NIM [NIM], mahasiswa kelas [Nama Kelas] mata kuliah [Nama Mata Kuliah].
Saya memohon izin tidak bisa hadir dalam perkuliahan hari ini, [Tanggal], karena ada acara keluarga.
Demikian permohonan izin dari saya. Terima kasih banyak atas perhatiannya.
Hormat saya,
[Nama Lengkap]