Kehilangan ijazah tentu dapat menimbulkan kepanikan, terlebih jika dokumen tersebut dibutuhkan untuk melamar pekerjaan, melanjutkan pendidikan, atau mengurus administrasi lainnya. Namun, kamu tidak perlu khawatir karena cara mengurus ijazah yang hilang dapat dilakukan dengan mengikuti prosedur yang telah ditetapkan oleh instansi terkait.
Dalam artikel ini, kamu akan menemukan panduan lengkap mengenai syarat, dokumen yang harus disiapkan, alur pengurusan, hingga cara memperoleh surat keterangan pengganti ijazah apabila ijazah asli hilang.
Simak langkah-langkahnya agar proses pengurusan berjalan lebih cepat, mudah, dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Cara Mengurus Ijazah yang Hilang
Agar proses pengurusan berjalan lancar, berikut panduan lengkap mengenai cara mengurus ijazah yang hilang beserta syarat dan tahapan yang perlu dilakukan.
1. Pastikan Ijazah Benar-Benar Hilang
Sebelum mengajukan pengurusan, pastikan kamu telah mencari dokumen tersebut secara menyeluruh. Periksa tempat penyimpanan dokumen penting, map arsip, brankas, hingga salinan digital yang mungkin pernah dibuat.
Jika ijazah memang tidak ditemukan atau rusak sehingga tidak dapat dibaca lagi, kamu dapat melanjutkan proses pengurusan surat pengganti.
Perlu diketahui bahwa instansi pendidikan umumnya tidak menerbitkan ijazah baru, melainkan menerbitkan Surat Keterangan Pengganti Ijazah yang memiliki fungsi administratif sebagai pengganti dokumen asli.
2. Buat Laporan Kehilangan di Kantor Kepolisian
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah melaporkan kehilangan ijazah ke kantor polisi terdekat.
Saat membuat laporan, bawalah identitas diri seperti KTP atau kartu identitas lain yang masih berlaku. Jika memiliki fotokopi ijazah, sebaiknya ikut dibawa untuk memudahkan proses verifikasi.
Setelah laporan selesai diproses, kamu akan menerima Surat Keterangan Kehilangan dari kepolisian. Dokumen ini menjadi salah satu syarat utama dalam pengajuan Surat Keterangan Pengganti Ijazah.
3. Siapkan Dokumen Persyaratan
Sebelum datang ke sekolah atau perguruan tinggi, siapkan seluruh dokumen pendukung agar proses administrasi lebih cepat.
Beberapa dokumen yang umumnya diminta antara lain:
– Surat Keterangan Kehilangan dari kepolisian.
– Fotokopi ijazah yang hilang (jika masih ada).
– Fotokopi KTP atau kartu identitas.
– Pas foto terbaru sesuai ketentuan sekolah atau kampus.
– Materai untuk menandatangani dokumen pernyataan.
– Dokumen pendukung lain apabila diminta oleh instansi pendidikan.
Perlu diingat bahwa setiap sekolah, universitas, maupun dinas pendidikan dapat memiliki persyaratan tambahan. Karena itu, sebaiknya hubungi pihak terkait terlebih dahulu sebelum datang secara langsung.
4. Datangi Sekolah atau Perguruan Tinggi yang Menerbitkan Ijazah
Setelah seluruh dokumen lengkap, kunjungi sekolah atau perguruan tinggi tempat ijazah diterbitkan.
Sampaikan kepada petugas Tata Usaha atau bagian akademik bahwa kamu ingin mengurus kehilangan ijazah. Petugas akan memeriksa data akademik dan mencocokkannya dengan arsip yang masih tersimpan di sekolah atau kampus.
Apabila data telah sesuai, pihak sekolah akan memproses penerbitan Surat Keterangan Pengganti Ijazah (SKPI). Pada beberapa kasus, kamu juga diminta mengisi formulir permohonan dan menandatangani Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM) di atas materai sebagai bentuk pertanggungjawaban atas kehilangan dokumen tersebut.
5. Proses Verifikasi oleh Sekolah
Setelah permohonan diterima, sekolah akan melakukan verifikasi terhadap data akademik pemohon.
Petugas biasanya akan mencocokkan nomor ijazah, identitas lulusan, tahun kelulusan, hingga arsip nilai yang masih tersimpan. Tahap ini bertujuan memastikan bahwa dokumen pengganti diterbitkan kepada pemilik yang sah.
Apabila seluruh data dinyatakan valid, kepala sekolah atau pimpinan perguruan tinggi akan menandatangani Surat Keterangan Pengganti Ijazah sesuai prosedur yang berlaku.
6. Pengesahan oleh Dinas Pendidikan
Untuk jenjang pendidikan dasar dan menengah, Surat Keterangan Pengganti Ijazah umumnya perlu diketahui atau disahkan oleh Dinas Pendidikan sesuai kewenangannya. Setelah memperoleh tanda tangan kepala sekolah, dokumen akan diajukan untuk proses legalisasi atau pengesahan sebelum diserahkan kepada pemohon.
Lamanya proses ini berbeda-beda di setiap daerah, tergantung kebijakan dan jumlah permohonan yang sedang diproses.
7. Ambil Surat Keterangan Pengganti Ijazah
Setelah seluruh proses selesai, Anda dapat mengambil Surat Keterangan Pengganti Ijazah sesuai jadwal yang telah diinformasikan.
Dokumen tersebut dapat digunakan untuk berbagai keperluan administratif, seperti:
– Melamar pekerjaan.
– Mendaftar kuliah.
– Mengikuti seleksi CPNS.
– Mengurus kenaikan pangkat.
– Keperluan administrasi lainnya.
Karena merupakan dokumen penting, simpan surat pengganti tersebut di tempat yang aman serta buat beberapa salinan legalisir apabila diperlukan.
Tips Agar Pengurusan Lebih Cepat
Supaya proses mengurus ijazah yang hilang tidak memakan waktu lama, lakukan beberapa hal berikut:
1. Siapkan seluruh dokumen sebelum datang ke sekolah.
2. Simpan fotokopi atau hasil scan ijazah sejak awal sebagai arsip.
3. Hubungi sekolah terlebih dahulu untuk mengetahui persyaratan terbaru.
4. Datang pada jam pelayanan administrasi agar proses lebih efisien.
5. Simpan semua bukti pengurusan hingga surat pengganti selesai diterbitkan.
Dengan persiapan yang matang, proses administrasi biasanya akan berjalan lebih lancar.
BACA JUGA: Cara Chat Dosen Untuk Konsultasi KRS