Surat Aktif Kuliah dan Panduan Cara Membuat

Pengajuan Surat Aktif Kuliah

Surat aktif kuliah merupakan dokumen mahasiswa yang diperlukan sebagai bukti dan tanda keikutsertaan dalam perkuliahan dan aktivitas akademik lainnya di perguruan tinggi. Jadi, mahasiswa dapat dikatakan aktif kuliah apabila memiliki surat ini.

Proses pembuatan surat aktif kuliah dapat berbeda-beda antara satu universitas dengan universitas lainnya, tetapi pada umumnya memiliki prosedur yang serupa.

Dalam artikel ini, akan dibahas secara detail mengenai cara membuat surat aktif kuliah, beserta isi dan kegunaannya. Kalau misalkan kalian mau mendaftar beasiswa, magang, organisasi dan lain sebagainya, wajib banget untuk membaca ini sampai selesai.

Tujuannya, agar kalian tidak ketinggalan informasi dan juga ketinggalan banyak hal selama kuliah. Oke, langsung baca yuk dari definisinya dahulu aja deh. Biar tidak salah paham.

Apa itu Surat Aktif Kuliah?

Surat aktif kuliah adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh institusi perguruan tinggi yang mengkonfirmasi bahwa seorang mahasiswa masih aktif terdaftar dan mengikuti perkuliahan selama satu semester akademik tertentu.

Informasi yang tercantum dalam surat ini mencakup status keaktifan mahasiswa dalam menjalani proses belajar mengajar di kampus. 

Sebagaimana dijelaskan pada halaman resmi Universitas Islam Negeri (UIN) Sjech M. Djamil Djambek Bukittinggi, penggunaan surat aktif kuliah tidak hanya terbatas pada keperluan administratif internal institusi, tetapi juga dapat digunakan untuk keperluan eksternal, baik itu oleh mahasiswa sendiri maupun pihak terkait seperti keluarga mahasiswa. 

Surat aktif kuliah ini sangatlah penting dalam menyediakan informasi yang diperlukan terkait status dan keterlibatan mahasiswa dalam proses pendidikan mereka.

Lantas, bagaimana cara membuatnya?

Sebenarnya cara membuatnya beda kampus beda cara, cuma kalau memang belum ada informasi apapun dari kampusnya, coba baca ini aja.

Cara Membuat atau Mengurus Surat Aktif Kuliah

Cara membuat atau mengurus Surat Aktif Kuliah biasanya berbeda di setiap kampusnya. Maka dari itu, kamu bisa melakukan cek di website kampus masing-masing atau menanyakan ke bagian prodi atau fakultas untuk pembuatan surat keterangan aktif kuliah. 

Berikut ini adalah langkah-langkah umum dalam proses pembuatan atau pengurusan surat aktif kuliah, diperoleh dari informasi yang terdapat pada laman Universitas Airlangga (Unair).

1. Mengunduh Template Surat Permohonan

Langkah pertama adalah mengunduh template surat permohonan yang telah disediakan oleh prodi masing-masing. Template ini biasanya tersedia dalam bentuk file yang dapat diunduh melalui link yang ditetapkan oleh prodi tersebut.

2. Membuat Surat Permohonan dan Meminta Persetujuan Dosen Wali

Setelah mendapatkan template surat, mahasiswa perlu mengisi surat permohonan dengan lengkap sesuai dengan format yang telah ditentukan.

Selanjutnya, surat permohonan perlu disetujui dan ditandatangani oleh dosen wali mahasiswa.

3. Melengkapi Lampiran

Selain surat permohonan, mahasiswa juga perlu melengkapi lampiran berupa scan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) dan Kartu Hasil Studi (KHS) semester terakhir.

4. Mengirim Berkas-Berkas yang Diperlukan

Berkas-berkas yang telah lengkap perlu dikirimkan ke email yang ditentukan oleh prodi masing-masing, dengan format yang telah ditentukan pula.

5. Menunggu Proses Permohonan

Setelah mengirimkan berkas, proses permohonan akan diproses oleh pihak terkait dalam beberapa hari kerja.

6. Pengiriman Soft File

Apabila surat permohonan telah selesai diproses, soft file surat aktif kuliah akan dikirimkan melalui email mahasiswa yang bersangkutan. Namun, jika permohonan tidak disetujui, mahasiswa akan dihubungi oleh pihak akademik melalui whatsapp atau email untuk memberikan penjelasan lebih lanjut.

7. Pengambilan Hardcopy Surat Keterangan Aktif

Mahasiswa juga memiliki opsi untuk mengambil hardcopy surat aktif kuliah tersebut di kantor prodi atau fakultas masing-masing.

Secara ringkas untuk alur membuat surat aktif kuliah bisa cek gambar di bawah ini.

ALUR MEMBUAT SURAT AKTIF MAHASISWA
ALUR MEMBUAT SURAT AKTIF MAHASISWA

Isi Data yang Ada di Surat Aktif Kuliah

Isi data yang terdapat dalam surat aktif kuliah umumnya mencakup informasi dasar yang diperlukan untuk mengidentifikasi mahasiswa dan tujuan dari penerbitan surat tersebut. Meskipun setiap perguruan tinggi atau fakultas memiliki format dan standar yang berbeda, tetapi secara umum, surat aktif kuliah hanya menuliskan beberapa data diri mahasiswa. 

Berdasarkan informasi yang diperoleh dari beberapa sumber, berikut adalah beberapa poin yang biasanya tercantum dalam surat aktif kuliah.

  1. Nama Lengkap Mahasiswa. Informasi ini mencakup nama lengkap mahasiswa sesuai dengan yang terdaftar di sistem akademik institusi.
  1. Jurusan atau Program Studi. Surat aktif kuliah juga mencantumkan jurusan atau program studi yang sedang diikuti oleh mahasiswa.
  1. Nomor Induk Mahasiswa (NIM). NIM merupakan identifikasi unik yang diberikan kepada setiap mahasiswa oleh institusi pendidikan tinggi. Informasi ini penting untuk memudahkan identifikasi mahasiswa.
  1. Nama Orang Tua. Data ini mencakup nama orang tua atau wali mahasiswa yang sering kali diminta untuk keperluan administratif atau komunikasi dengan pihak terkait.
  1. Alasan atau Keperluan Surat. Surat aktif kuliah juga mencantumkan alasan atau keperluan pembuatan surat tersebut. Hal ini bertujuan untuk memberikan pemahaman kepada pihak yang menerimanya tentang tujuan dari penerbitan surat aktif kuliah.

Meskipun isi data tersebut umumnya ditemukan dalam surat aktif kuliah, namun perlu diingat bahwa setiap universias dapat memiliki format dan informasi tambahan yang berbeda-beda sesuai dengan kebijakan internal masing-masing.

Kegunaan Surat Aktif Mahasiswa 

Surat aktif kuliah memiliki berbagai kegunaan yang sangat penting bagi mahasiswa dalam menjalani kehidupan perkuliahan dan juga dalam mengatasi berbagai keperluan administratif. Beberapa kegunaan utama dari surat aktif kuliah yaitu.

  1. Syarat Pengajuan Beasiswa. Salah satu kegunaan utama surat aktif kuliah adalah sebagai syarat pengajuan beasiswa, baik itu beasiswa internal yang diberikan oleh institusi pendidikan tinggi maupun beasiswa eksternal yang diberikan oleh pihak lain. Surat aktif kuliah ini membuktikan bahwa mahasiswa bersangkutan masih aktif dalam menjalani proses belajar mengajar di kampus.
  1. Tunjangan Gaji Anak. Bagi mahasiswa yang memiliki orang tua atau wali yang bekerja sebagai pegawai negeri atau pekerja dengan skema tunjangan tertentu, surat aktif kuliah juga dapat digunakan sebagai salah satu persyaratan untuk mendapatkan tunjangan gaji anak.
  1. Persyaratan Mengikuti Perlombaan atau Kegiatan Tertentu. Surat aktif kuliah seringkali menjadi salah satu persyaratan bagi mahasiswa yang ingin mengikuti perlombaan atau kegiatan akademik dan non-akademik tertentu di tingkat lokal, nasional, maupun internasional.
  1. Persyaratan Mengikuti Sidang Ujian Hasil. Dalam proses akademik, surat aktif kuliah juga seringkali menjadi persyaratan bagi mahasiswa yang akan mengikuti sidang ujian hasil akhir, seperti sidang skripsi, tesis, atau disertasi.
  1. Pengganti Kartu Mahasiswa. Terkadang, surat aktif kuliah dapat juga berfungsi sebagai pengganti kartu mahasiswa dalam situasi tertentu, misalnya jika kartu mahasiswa hilang atau rusak dan sedang menunggu penggantian resmi dari institusi pendidikan tinggi.

Kesimpulan

Nah, itulah tadi pembahasan mengenai cara membuat surat aktif kuliah beserta isi dan kegunaannya. Dalam proses pembuatan surat aktif kuliah, mahasiswa perlu mengikuti langkah-langkah yang telah ditetapkan oleh universitas masing-masing.

Isi data yang ada dalam surat aktif kuliah biasanya meliputi informasi pribadi mahasiswa seperti nama lengkap, jurusan, NIM, nama orang tua, dan alasan atau keperluan surat tersebut. 

Adapun kegunaan surat aktif kuliah sangat beragam, mulai dari syarat pengajuan beasiswa, tunjangan gaji anak, persyaratan perlombaan atau kegiatan tertentu, hingga persyaratan mengikuti sidang ujian hasil. 

Selain surat keterangan aktif, ada juga surat yang begitu penting, yaitu Surat Keterangan Aktif Organisasi. Coba baca apabila kamu juga aktif organisasi ya.

Dengan begitu, surat aktif kuliah menjadi salah satu dokumen penting bagi mahasiswa dalam menjalani kehidupan perkuliahan dan menghadapi berbagai situasi yang memerlukan verifikasi status keaktifan dalam proses pendidikan.

Baca juga: