Email Permohonan Magang: Format, Contoh, dan Tips Membuat

Email Permohonan Magang

Mengirim email permohonan magang adalah langkah pertama yang penting bagi siapa pun yang ingin mendapatkan pengalaman kerja.

Bagi sebagian orang, menulis email permohonan magang mungkin agak rumit, tetapi dengan panduan yang tepat, kamu bisa membuatnya dengan lebih mudah.

Kali ini, Kami akan membahas lengkap tentang format isi email permohonan magang, beserta contoh email, cara mengirimnya, dan beberapa tips agar email kamu cepat dibaca oleh perusahaan.

Format Isi Email Permohonan Magang

Sebelum mulai menulis, kamu perlu memahami format dasar email permohonan magang. Format ini akan membantu email kamu terlihat profesional dan mudah dibaca.

Berikut ini adalah format isi email permohonan magang yang benar:

1. Subjek Email

Subjek adalah hal pertama yang dilihat oleh penerima. Pastikan subjek email kamu jelas dan langsung pada intinya. Contoh: “Permohonan Magang di Divisi Marketing”.

2. Salam Pembuka

Gunakan salam pembuka yang sopan seperti “Yth. Bapak/Ibu [Nama Penerima]”.

3. Paragraf Pembuka

Perkenalkan diri kamu dan jelaskan dari mana kamu mendapatkan informasi tentang kesempatan magang. Sertakan nama lengkap, asal institusi pendidikan, dan jurusan kamu.

4. Isi Email 

Jelaskan alasan kamu tertarik dengan posisi magang tersebut dan bagaimana kualifikasi serta keterampilan yang kamu miliki sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sertakan juga pengalaman relevan yang kamu miliki.

5. Paragraf Penutup

Ucapkan terima kasih atas kesempatan yang diberikan dan sampaikan harapan kamu untuk bisa berdiskusi lebih lanjut dalam wawancara. Berikan informasi kontak yang bisa dihubungi.

6. Penutup

Gunakan penutup yang sopan seperti “Hormat saya” diikuti dengan nama lengkap kamu.

7. Lampiran

Jangan lupa melampirkan CV dan dokumen pendukung lainnya dalam email kamu.

Contoh Email Permohonan Magang

Berikut ini adalah contoh email permohonan magang yang bisa kamu jadikan referensi:

Subjek: Permohonan Magang di Divisi Marketing

Yth. Bapak/Ibu [Nama Penerima],

Perkenalkan, nama saya [Nama Kamu], mahasiswa semester 6 dari [Nama Universitas], jurusan [Nama Jurusan]. Saya mendapatkan informasi tentang program magang di divisi marketing perusahaan Bapak/Ibu dari situs resmi perusahaan.

Saya sangat tertarik untuk bergabung sebagai intern di divisi marketing. Saya memiliki minat yang besar dalam bidang pemasaran digital dan telah mengambil beberapa mata kuliah terkait seperti Strategi Pemasaran Digital dan Analisis Pasar. 

Selama kuliah, saya juga aktif dalam organisasi kemahasiswaan sebagai Koordinator Bidang Promosi, di mana saya bertanggung jawab untuk merancang dan melaksanakan kampanye pemasaran untuk berbagai acara kampus.

Saya yakin pengalaman dan pengetahuan saya dapat memberikan kontribusi positif bagi perusahaan. Saya berharap dapat membahas lebih lanjut tentang kesempatan ini dalam wawancara. Saya lampirkan CV dan transkrip nilai saya untuk pertimbangan Bapak/Ibu.

Terima kasih atas perhatian dan kesempatan yang diberikan.

Hormat saya,

[Nama Kamu]

[Nomor Telepon]

[Email Kamu]

Cara Mengirim Email Permohonan Magang

Setelah menulis email permohonan magang, langkah selanjutnya adalah mengirimnya. Berikut adalah langkah-langkah untuk mengirim email permohonan magang dengan benar:

1. Pastikan semua informasi sudah benar

Sebelum mengirim email, periksa kembali semua informasi yang kamu tulis. Pastikan tidak ada kesalahan penulisan nama penerima, alamat email, atau informasi kontak lainnya.

2. Gunakan alamat email yang profesional

Gunakan alamat email yang mengandung nama kamu dan terlihat profesional. Hindari penggunaan alamat email yang terkesan tidak serius atau mengandung kata-kata tidak pantas.

3. Lampirkan dokumen pendukung

Pastikan CV, transkrip nilai, dan dokumen pendukung lainnya sudah dilampirkan dalam email. Jangan lupa untuk memberi nama file yang jelas dan sesuai, misalnya “CV_[Nama Kamu].pdf”.

4. Kirim email di waktu yang tepat

Usahakan untuk mengirim email pada jam kerja, yaitu antara pukul 09.00 hingga 17.00. Hindari mengirim email pada akhir pekan atau di luar jam kerja karena kemungkinan besar email kamu akan terkubur oleh email lain.

Baca juga: Membuat surat lamaran magang

Tips Supaya Email Dibaca Perusahaan

Berikut adalah beberapa tips agar email permohonan magang kamu dibaca dan diperhatikan oleh perusahaan:

1. Gunakan subjek email yang menarik

Subjek email yang jelas dan spesifik dapat menarik perhatian penerima. Hindari penggunaan subjek yang terlalu umum atau tidak relevan.

2. Tulis email dengan singkat dan jelas

Hindari penggunaan kalimat yang terlalu panjang dan berbelit-belit. Tulis email dengan bahasa yang sederhana dan langsung pada intinya.

3. Jangan lupa periksa tata bahasa dan ejaan

Pastikan email kamu bebas dari kesalahan tata bahasa dan ejaan. Email yang rapi dan tanpa kesalahan menunjukkan bahwa kamu serius dan teliti.

4. Personalisasi email kamu

Sebutkan nama penerima dan buat email kamu terdengar personal. Hindari penggunaan template email yang terlalu umum.

5. Tunjukkan antusiasme dan motivasi kamu

Jelaskan dengan jelas mengapa kamu tertarik dengan posisi magang tersebut dan bagaimana posisi tersebut dapat membantu kamu mengembangkan keterampilan dan karier di masa depan.

Dengan mengikuti panduan ini, kamu akan lebih siap untuk menulis dan mengirim email permohonan magang yang baik dan terlihat profesional. 

Ingatlah bahwa kunci keberhasilan adalah persiapan yang matang dan kemampuan untuk menunjukkan diri kamu sebagai kandidat yang terbaik. Selamat mencoba dan semoga sukses.

Oh iya, selain itu kamu juga harus mempersiapkan hal lain agar proses seleksi magangmu berhasil dan lolos, antara lain sebagai berikut.

(Penulis: Annisa Tri M)

Baca juga: