Notulensi Rapat Organisasi: Hal yang Wajib Ada dan Cara Membuat

Notulensi Rapat Organisasi

Menjadi seorang notulensi di sebuah organisasi kampus memang dituntut untuk mencatat semua hasil rapat atau pertemuan. Sayangnya tidak semua notulensi memiliki keterampilan untuk mencatat itu semua dengan seksama. Maka tidak heran jika notulensi biasanya memilih anggota yang jelil, teliti, rijid dan memiliki kemampuan untuk menulis hasil rapat. 

Nah sampai di sini, kamu mungkin bertanya kenapa dalam sebuah rapat organisasi kampus harus ada notulensi? Ternyata Ada beberapa alasan kenapa perlu notelensi saat rapat, jawabannya bisa kamu baca di sub bab di bawah ya. Atau mungkin kamu salah satu yang tertarik ingin menjadi seorang notulen di organisasi kampus? Boleh banget, di artikel ini juga akan dibahas hal yang harus ada saat menjadi seorang notulen dan cara membuat notulen rapat. 

Alasan Notulensi Rapat Itu Penting

Salah satu alasan notulensi rapat itu penting dilakukan karena memiliki tujuan untuk mencatat fakta sekaligus sebagai acuan agenda rapat. Karena jika tidak dicatat, akan ada banyak informasi dan topik yang terlupakan, sehingga tidak bisa direalisasikan. 

Tidak berhenti sampai disitu. Alasan notulensi rapat itu penting karena dapat digunakan sebagai sumber informasi bagi anggota yang hadir, sekaligus sebagai bentuk dokumentasi rapat. Mengingat ketika rapat ada banyak yang dibicarakan, sehingga jika tidak dicatat akan banyak yang hilang.

Hal Yang Harus Ada Dalam Notulensi Rapat

Buat kamu yang memang memiliki ketertarikan menjadi seorang notulensi, maka kamu wajib tahu hal-hal yang harus ada saat membuatnya. Penasaran apa saja sih yang harus kamu tulis? Sebagai berikut.

1. Judul Agenda

Judul yang dimaksud adalah judul kegiatan rapat. Misalnya rapat dewan, rapat internal atau apapun itu. Pemberian judul rapat ini juga memudahkan pengarsipan. Agar isi notulensi tidak tertukar dengan rapat-rapat sebelum dan sesudahnya. 

2. Menuliskan peserta yang hadir

Kedua, kamu juga perlu menuliskan nama-nama peserta yang hadir. Termasuk juga menuliskan jumlah peserta yang datang ke rapat. Apa seperlu itu nama peserta dicatat? Tentu saja perlu, karena arsip butuh pencatatan yang lengkap.

3. Notula

Mungkin kamu asing dengan istilah notula? Notula adalah nama peserta rapat. Dimana notulis ini memiliki tanggungjawab sebagai saksi, yang apabila terjadi masalah maka dialah yang bertanggungjawab dalam pelaksanaan keputusan rapat. 

4. Keterangan waktu dan lokasi rapat 

Penting pula untuk mencantumkan keterangan waktu, lokasi dan tempat rapat dilakukan. Hal ini juga sebatas arsip semata. 

5. Agenda 

Isi dalam agenda bisa kamu isi dengan agenda. Misalnya menuliskan poin-poin utama yang sedang menjadi bahan perbincangan saat di rapat. Termasuk pula menuliskan seluruh agenda yang direncanakan. 

6. Hasil rapat dan kesimpulan

Di Bagian ini kamu bisa menuliskan hasil rapat yang disertai dengan dokumentasi, baik tertulis maupun yang direkam. Kemudian, setelah rapat selesai, notulensi membuat kesimpulan dari hasil rapat. 

7. Follow up dan person in charge

Nah, barulah masuk ke follow up dan person in charge. Dimana notulen membuat poin-poin yang mana poin tersebut yang harus ditindaklanjuti setelah rapat selesai. bagian akhir, maka perlu penerima notulen yang tidak lain adalah pihak yang harus mengetahui hasil rapat tersebut.

Dari ketujuh hal yang harus ada dalam notulensi rapat di atas, setidaknya sudah memberikan gambaran garis besar yang akan kamu tuliskan apa. 

Cara Membuat Notulensi Rapat

Sebenarnya membuat notulen rapat organisasi kampus tidaklah sulit. Siapapun bisa melakukannya. Hanya saja bagi pemula, memang awal-awalnya sedikit mengalami kebingungan. Berikut adalah cara membuat notulen di organisasi kampus. 

1. Menyiapkan agenda rapat 

Sudah barang tentu kamu harus menyiapkan agenda rapat terlebih dahulu. Nah di sini kamu bisa mengatur kecepatan rapat sekaligus sebagai pihak yang mengatur manajemen waktu. 

2. Rekam kehadiran 

Jangan lupa untuk mencatat rekam kehadiran peserta rapat. Di sini kamu bisa cek jumlah anggota, kemudian cek pula jumlah anggota yang hadir di rapat. Apakah semuanya datang atau hanya sebagian. Buat yang tidak bisa hadir, kamu juga bisa memberitahukan kepada mereka lewat aplikasi ataupun secara langsung. 

3. Struktur jelas 

Jadi maksud dari struktur harus jelas adalah teknis pencatatan. Misalnya, item untuk sesi diskusi memiliki struktur sendiri. Jika perlu, kamu bisa membuat template notulen rapat agar memudahkan kamu saat melakukan pencatatan. 

4. Meminta peserta untuk mengulas 

Di Bagian ini kamu bisa meminta peserta untuk mengulas ide agenda yang sudah didiskusikan. Misalnya, meminta peserta untuk memberikan masukan atau memberikan komentar, agar ada feedback. 

5. Berbagi kesimpulan

Di Bagian akhir, kamu bisa membagikan kesimpulan terkait diskusi. Jika dalam diskusi ada orang yang diberi tanggungjawab, maka kamu bisa menegaskan tugas-tugasnya apa saja dan dipegang oleh siapa orangnya. Pastikan orang yang mendapat tanggungjawab mengetahui dengan baik. Cara ini penting, karena terkadang karena terlalu panjang obrolan, para penanggung jawab lupa jika mendapatkan amanah tugas. Jadi tugas notulensi adalah mempertegas di akhir rapat

Bagaimana? Ternyata membuat notulensi rapat tidak sulit. Bahkan kamu yang masih pemula pun sebenarnya bisa melakukan Langkah di atas. Biasanya juga, notulensi ini dilakukan oleh sekretaris, cuma kalau tidak ada ya kalian bisa saja disuruh untuk menulisny. Jadi, selamat mencoba.

Artikel terkait organisasi lainnya:

Baca juga: